Sistem Informasi dan Tinjauan SIA
Sistem Informasi dan Tinjauan SIA
I.
Pengertian
Sistem Informasi
Sistem adalah sekelompok
unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya yang berfungsi bersama-sama
untuk mencapai tujuan tertentu. Biasanya dibuat untuk menangani sesuatu yang
berulang kali atau yang secara rutin terjadi. Informasi
adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan sebagai dasar
untuk mengambil keputusan yang tepat. Karakteristik informasi yang realible
harus memenuhi syarat relevan, tepat waktu, akurat dan lengkap.
Menurut Tata Sutabri (2005:36), sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang
mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiatan strategi
dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan
laporan – laporan yang diperlukan.
II.
Tinjauan SIA
1.
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah sistem yang
memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk
merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis. Sistem
Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala
sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Sistem Informasi Akuntansi merupakan sistem informasi
fungsional yang mendasari sistem informasi fungsional yang lainnya seperti
sistem informasi keuangan, sistem informasi pemasaran, sistem informasi
produksi dan sistem informasi sumber daya manusia. Sistem-sistem informasi lain
membutuhkan data keuangan dari sistem informasi akuntansi.
2.
Peran SIA dalam rantai nilai
Pada umumnya organisasi bertujuan menyediakan nilai
untuk pelanggan. Hal tersebut membutuhkan
pelaksanaan berbagai kegiatan yang berbeda-beda, dan dapat dikonseptualisasikan
dalam bentuk rantai nilai (value chain). Rantai nilai organisasi terdiri dari lima aktivitas
utama (primary activities) yang secara langsung memberikan nilai kepada para
pelanggannya, yaitu:
·
Inbound
logistics terdiri dari penerimaan, penyimpanan, dan distribusi bahan-bahan
masukan yang digunakan oleh organisasi untuk menghasilkan produk dan jasa yang
dijualnya.
·
Operasi
(operations) adalah aktivitas-aktivitas yang mengubah masukan menjadi jasa atau
produk yang sudah jadi.
·
Outbond
logistics adalah aktivitas-aktivitas yang melibatkan distribusi produk yang sudah
jadi ke para pelanggan.
·
Pemasaran dan
penjualan mengarah pada aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan membantu
para pelanggan untuk membeli jasa atau produk yang dihasilkan organisasi.
·
Pelayanan
(service) memberikan dukungan pelayanan purna jual kepada para pelanggan.
Model rantai nilai menunjukkan bahwa SIA adalah
aktivitas pendukung. SIA dapat menambah nilai bagi organisasi dengan cara
memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu, agar kelima aktivitas utama
rantai nilai dapat dilaksanakan dengan lebih efektif dan efisien. SIA yang
dirancang dengan baik dapat melakukan hal ini dengan cara:
- memperbaiki
kualitas dan mengurangi biaya untuk menghasilkan produk atau jasa.
- memperbaiki
efisiensi. SIA yang dirancang dengan baik dapat membantu memperbaiki
efisiensi jalannya suatu proses dengan memberikan informasi yang lebih
tepat waktu.
- memperbaiki
pengambilan keputusan. SIA dapat memperbaiki pengambilan keputusan dengan
memberikan informasi dengan tepat waktu.
- berbagi
pengetahuan. SIA yang dirancang dengan baik bisa
3.
Siklus-Siklus Pemrosesan Transaksi
Sistem
Informasi Akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan
siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan, yaitu :
- Siklus
pendapatan. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang
dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran
yang berkaitan.
- Siklus pengeluaran. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan
jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan.
- Siklus produksi. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumber daya menjadi barang dan jasa.
- Siklus keuangan.
Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan peroleh dan manajemen dana-dana
modal, termasuk kas.
4.
Siklus-Siklus Pencatatan Transaksi
Sistem
Informasi Akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan
siklus-siklus pencatatan transaksi perusahaan, yaitu :
- Penjurnalan,
yaitu menganalisis dan mencatat transaksi dalam jurnal (buku harian).
- Melakukan posting
ke Buku Besar yaitu memindahkan debet dan kredit dari jurnal ke rekening
Buku Besar.
- Penyusunan Neraca
Saldo yaitu menyiapkan Neraca Saldo unttuk mengecek keseimbangan Buku
Besar.
- Membuat ayat
jurnal penyesuaian dan memasukkan jumlahya pada Neraca Saldo.
- Membuat ayat-ayat
penutup yaitu menjurnal dan memindahbukukan ayat-ayat penutup.
- Penyusunan
Laporan Keuangan yaitu Laporan Rugi Laba, Laporaan Perubahan Modal dan
Neraca.
Sistem informasi akuntansi menyediakan nilai untuk pelanggan.
Hal tersebut membutuhkan pelaksanaan berbagai kegiatan yang berbeda-beda, dan
dapat dikonseptualisasikan dalam bentuk rantai nilai (value chain) dan memberikan
dukungan pelayanan purna jual kepada para pelanggan.
Organisasi
juga melaksanakan berbagai aktivitas pendukung (support activities) yang memungkinkan kelima aktivitas utama
tersebut dilaksanakan secara efisien dan efektif. Aktivitas-aktivitas pendukung
tersebut dapat dikelompokkan menjadi empat kategori, yaitu: Infrastruktur perusahaan mengarah
pada aktivitas-aktivitas akuntansi, keuangan, hukum, dan administrasi umum yang
penting bagi sebuah organisasi untuk beroperasi. SIA adalah bagian dari
infrastruktur perusahaan.
Sumber daya
manusia melibatkan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan perekrutan,
pengontrakan, pelatihan, dan pemberian kompensasi dan keuntungan bagi pegawai.
(Sistem Personalia).
Teknologi
merupakan aktivitas yang meningkatkan produk atau jasa. Contoh: penelitian dan
pengembangan, investasi dalam teknologi informasi yang baru, Wilayah pemekaran
usaha, Penambahan tempat wisata, pengembangan Website, dan desain produk. (Sistem Manajemen dan Sistem Geografi).
Pembelian (purchasing) termasuk seluruh aktivitas
yang melibatkan perolehan dari kumpulan fasilitas untuk sebuah produk jasa yang
digunakan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas utama. (Sistem Manajemen dan Sistem Akuntansi).
Penjualan (sales)
termasuk seluruh aktivitas yang melibatkan perolehan dari kumpulan penjualan
untuk seluruh produk jasa yang telah terjual untuk pelanggan. (Sistem Manajemen dan Sistem Akuntansi).
Sistem informasi akuntansi bersama-sama dengan sistem informasi
lainnya menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen sebagai dasar
pengambilan keputusan. Sistem informasi akuntansi digunakan untuk
pengukuran, analisis, dan memberikan informasi keuangan untuk membuat keputusan
guna mencapai tujuan organisasi. Manajer juga menggunakan informasi tersebut
untuk memilih, mengkomunikasikan, dan mengimplementasikan strategi.
Para manajer juga menggunakan informasi tersebut untuk
mengkoordinasikan desain produk, produksi, dan keputusan marketing.
Informasi akuntansi manajemen meningkatkan pengambilan keputusan, memberi
petunjuk pengembangan strategi, dan mengevaluasi strategi yang telah
dijalankan, dan fokus pada usaha yang berhubungan dengan pengembangan
kinerja organisasi dan mengevaluasi kontribusi dan kinerja organisasi unit dan
kinerjanya.
Sistem informasi akuntansi juga tak kalah penting untuk pihak
diluar perusahaan karna sebagai penghasil informasi dalam bentuk laporan
keuangan yang berguna sebagai dasar penilaian dan analisa terhadap kondisi
perusahaan. Pada peran ini sistem informasi akuntansi memberikan laporan
keuangan yang akan kembali lagi membantu untuk para investor mengambil
keputusan.
Dengan ini
dapat disimpulkan bahwa SIA sangatlah penting bagi perusahaan dan organisasi.
SIA memiliki banyak peran penting dalam perusahaan, seperti memperbaiki
kualitas dan mengurangi biaya dalam menghasilkan barang dan jasa, memperbaiki
pengambilan keputusan, dan menciptakan keunggulan kompetitif.
III.
Sistem Pengolahan Transaksi
1.
Sistem Pemrosesan
Transaksi (TPS)
Sistem Pemrosesan Transaksi adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan
pengolahan data pada suatu organisasi. Sistem yang berinteraksi langsung dengan
sumber data (misalnya pelanggan) adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data
transaksi sehari-hari yang mendukung operasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS
adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi
yang lain dalam organisasi, misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen,
atau kebutuhan sistem informasi eksekutif.
2.
Teknik
pengolahan data yang biasa diperoleh ada empat macam, yaitu
– Batch
processing : data yang diperoleh dari sumber data biasanya dikumpulkan atau ditumpuk, lalu
diproses pada waktu-waktu tertentu, misalnya data dikumpulkan antara jam 8:00
sampai dengan jam 12:00, kemudian diproses mulai jam 14:00 sampai dengan jam
17.00
– Online
processing : data yang diperoleh dari sumber data langsung diproses pada saat diterima, yang
mungkin terjadi adalah antrian data untuk menunggu giliran, misalnya pemrosesan
yang dilakukan pada saat melakukan transaksi online di depan teller bank.
– Real-time
processing : pemrosesan data tidak boleh ditunda karena waktu sangat kritis, penundaan
pengolahan dapat mengakibatkan sesuatu yang fatal. Misalnya pengolahan data hasil
pemantauan aktivitas gunung berapi.
– Inline
processing : biasa juga disebut sebagai hybrid-processing, yaitu kombinasi
antara batch-processing dan online-processing. Misalnya pengolahan transaksi di
supermarket, dimana transaksi penjualan melalui POS (point of sale)
langsung dilakukan (online), tetapi pengolahan lebih lanjut tentang persediaan
barang dilakukan setiap jam 10:00 malam
3.
Komponen-komponen Sistem Pemrosesan Transaksi
a. Dokumen Sumber
Kebanyakan transaksi dicatat pada dokumen sumber, selain menyediakan catatan-catatan
tertulis dokumen sumber berfungsi :
- Memicu
meng-otorisasi operasi fisik. Sebagai
contoh surat pesanan penjualan meng-otorisasi pengiriman barang dan gangguan kepada pelanggan.
- Memantau arus
fisik. Misalnya surat pesanan penjualan digunakan untuk memperlihatkan
pergerakan barang pesanan
dari gudang ke tempat pengiriman.
- Mencerminkan
akuntabilitas atas tindakan yang diambi. lMisalnya
tagihan dari pemasok diparaf untuk memperlihatkan bahwa tagihan ini sudah diperiksa kebenarannya.
- Menjaga
kemutakhiran dan kelengkapan basis data. Sebagai
contoh kopi faktur penjualan digunakan untuk memutakhirkan saldo dalam catatan sediaan. Catatan pelanggan dan kemudian diarsipkan
untuk kepentingan riwayat penjualan.
- Menyediakan data
yang dibutuhkan untuk keluaran. Misalnya
data dalam surat pesanan penjualan digunakan untuk menyiapkan faktur penjualan dan ikhtiar penjualan.
b. Jurnal dan Register
Jurnal dan register merupakan catatan akunting yang memuat data dalam urutan
kronologis. Jurnal merupakan catatan akunting formal awal dalam sistem manual.
Mengikhtiarkan data transaksi dalam satu keuangan. Register berfungsi sebagai
pengganti jurnal atau catatan kronologis atau buku harian untuk data atau peristiwa yang
tidak bersifat keuangan.
c. Buku Besar
dan Arsip
Buku besar (ledger) mengikhtiarkan status perkiraan dalam satuan keuangan.
Nilai transaksi yang muncul dalam jurnal dipindahkan atau diposkan ke pos perkiraan
yang sesuai. Melalui proses posting ini status setiap perkiraan yang terpengaruh
dimutakhirkan dengan menaikkan atau menurunkan saldo perkiraan sebesar nilai
transaksi. Jadi, jika jurnal menekankan pada kegiatan transaksi, buku besar
menekankan pada status perkiraan.
d.
Laporan dan Dokumen
Berbagai laporan umumnya dihasilkan dari pemrosesan transaksi. Salah satu jenis keluaran
laporan dikenal sebagai laporan keuangan. Sejumlah besar dokumen operasional
juga dihasilkan oleh sistem pemrosesan transaksi. Beberapa dari dokumen ini
dihasilkan untuk memicu tindakan. Dokumen lain dihasilkan untuk mencatat
tindakan-tindakan yang telah diselesaikan. Dokumen operasional tertentu yang disiapkan
oleh sistem pemrosesan transaksi perusahaan menjadi masukan dokumen sumber
untuk pemrosesan lebih lanjut.
e.
Bagian Perkiraan dan Kode Lainnya
Transaksi akunting harus diklasifikasikan dan dikodekan sebelum diposkan ke dalam buku
besar. Bagan perkiraan merupakan daftar berkode dari perkiraan-perkiraan yang
termuat dalam buku besar umum perusahaan. Pada dasarnya, ini merupakan
struktur data keuangan perusahaan. Bagan perkiraan ini bukan saja memungkinkan
pengklasifikasian dan pengkodean data transaksi melainkan juga menyediakan
elemen-elemen data rinci untuk menyusun dan menyajikan informasi dalam laporan keuangan
f.
Rangkaian Audit
Rangkaian audit adalah seperangkat mata rantai yang dibentuk oleh
elemen-elemen pemrosesan transaksi pokok. Rangkaian audit merupakan alat
untuk melakukan penelusuran dari dokumen-dokumen sumber melalui jurnal dan
buku besar sampai ke total ikhtisar dalam laporan keuangan atau keluaran
keuangan lainnya, dan sebaliknya. Disamping membantu audit
sistem pemrosesan transaksi. Rangkaian audit memungkinkan :
- Koreksi kesalahan
yang terdeteksi
- Menjawab
pertanyaan
- Rekonstruksi
arsip
g.
Tindakan Pengendalian dan Pengamanan
Pemrosesan transaksi yang baik menuntut adanya berbagai tindakan pengendalian
dan pengamanan. Contoh pengendalian yang telah dijelaskan meliputi bagan
perkiraan, perkiraan pengendali, rangkaian audit, dan metode pemrosesan sekali tulis.
Pengendalian seperti itu harus didukung dengan dokumentasi yang memadai,
meliputi :
1)
manual
prosedur, dan
2)
uraian
tanggung jawab yangdibebankan kepada mereka yang terlibat dalam pemrosesan
transaksi
4.
Ada empat tugas pokok dari sistem pengolahan transaksi, yaitu:
- Pengumpulan Data
: setiap organisasi yang ber-interaksi langsung dengan lingkungannya dalam penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan
sistem yang mengumpulkan data
transaksi yang bersumber dari lingkungan.
- Manipulasi Data :
data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulu sebelum disajikan sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian
dalam organisasi atau menjadi
bahan masukan sistem informasi yang lebih tinggi. Beberapa tugas manipulasi data adalah sebagai berikut:
1)
Klassifikasi :
data dikelompokkan menurut kategori tertentu, misalnya menurut jenis kelamin,
menurut agama, menurut golongan, dsb.
2)
Sortir : data
diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih mudah dalam pencariandata,
misalnya di-sortir menurut abjad nama, atau menurut nomer induk, dsb.
IV.
Sistem Perencanaan Perusahaan
1.
Definisi
Perencanaan
sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa
Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang
diperuntukkan bagi perusahaan manufaktur maupun jasa yang berperan
mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek
operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.
2.
Sejarah
ERP berkembang
dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah
hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang
sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur,
logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akuntasi
perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol
aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan,
manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
3.
Karakter Sistem
ERP sering
disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan
publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front
Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk
e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
4.
Modul ERP
Secara
modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta
modul pendukung yakni Finansial dan akuntasi serta Sumber Daya Manusia.
5.
Modul Operasi
General
Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution,
Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning
and Control, Project System, Environment Management.
6.
Modul Finansial dan
Akuntansi
General
Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury,
Enterprise Controlling.
7.
Modul Sumber Daya Manusia
Personnel
Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management,
Organizational Management, Travel Management.
8.
Keuntungan penggunaan ERP
1.
Integrasi data
keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat
dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik
2.
Standarisasi Proses
Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga
terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan
kualitas produk.
3.
Standarisasi Data dan
Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama
untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan
jumlah dan jenis bisnis yang berbeda-beda.
9.
Keuntungan yang bisa diukur:
1] Penurunan inventori
2] Penurunan tenaga kerja secara total
3] Peningkatan service level
4] Peningkatan kontrol keuangan
5] Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi
1] Penurunan inventori
2] Penurunan tenaga kerja secara total
3] Peningkatan service level
4] Peningkatan kontrol keuangan
5] Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi
10.
Memilih ERP
1.
Latar Belakang
Investasi ERP
sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk. ERP yang
berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di
perusahaan yang lain. Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg
tepat. Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrim, evaluasi pilihan ERP
menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business
Process yang ada. Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang
didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif.
Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy
yang cacat dan business process yang ‘parah’. Secara singkat, tidak semua ERP
sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah mudah (paling tidak, tidaklah
sederhana), dan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang mahal.
2.
Suksesor Penerapan
Syarat sukses
memilih ERP Pengetahuan dan Pengalaman. Pengetahuan adalah pengetahuan tentang
bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya
berjalan lancar. Pengalaman adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang
bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya
permasalahan. Pengetahuan tanpa pengalaman menyebabkan orang membuat
perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa
diimplementasikan. Pengalaman tanpa pengetahuan bisa menyebabkan terulangnya
atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan
pemahaman yang cukup.
11.
Pemilihan Metodologi
Metodologi
yang berkaitan dengn ERP. Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan
untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak
harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple.
Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga
penandatanganan order pembelian ERP (BK. Khaitan, weblink). Berikut ini adalah
akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software
ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa
infrastruktur dan analisa software
12.
Analisa Strategi Usaha
• Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?
• Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?
• Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?
• Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang
diinginkan?
• Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?
• Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang
disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?
• Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?
13.
Analisa Sumberdaya Manusia
• Bagaimana komitmen top management terhadap usaha untuk implementasi ERP?
• Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?
• Bagaimana komitmen dari tim implementasi?
• Apa yg diharapkan para calon user thd ERP?
• Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?
• Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?
14.
Analisa Infrastruktur
• Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks,
permanent office systems, communication system dan auxiliary system) ?
• Seberapa besar budget untuk infrastruktur?
• Apa infrastruktur yang harus disiapkan?
15.
Analisa Perangkat Lunak
• Apakah perangkat lunak tersebut cukup fleksibel dan mudah disesuaikan
dengan kondisi perusahaan?
• Apakah ada dukungan layanan dari penyedia, tidak hanya secara teknis tapi
juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari?
• Seberapa banyak waktu untuk implementasi yang tersedia?
• Apakah perangkat lunak memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis
perusahaan?
16.
Penerapan ERP
Berikut ini
adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat
implementasi ERP: ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat
penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan
terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan. ERP ada
untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya.
Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan.
Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat
sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi
ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.
17.
Gagalnya ERP
·
Waktu dan
biaya implementasi yang melebihi anggaran.
·
Pre-implementation
tidak dilakukan dengan baik.
·
Strategi operasi tidak sejalan dengan business process
design dan pengembangannya.
·
Orang-orang
tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
18.
Tanda-tanda kegagalan ERP
Kegagalan ERP biasanya
ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:
·
Kurangnya
komitmen top management
·
Kurangnya
pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)
·
Cacatnya
proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)
·
Kurangnya
sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
·
Kurangnya ‘buy
in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan
·
Kesalahan
penghitungan waktu implementasi
·
Tidak cocoknya
software dgn business process
·
Kurangnya
training dan pembelajaran
·
Cacatnya
project design & management
·
Kurangnya
komunikasi
·
Saran
penghematan yang menyesatkan
19.
Software ERP
Berikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi
bayar maupun open source :
·
Dynamics AX
·
Compiere
·
ORACLE
·
JDE
·
BAAN
·
MFGPro
·
Protean
·
Magic
·
aLTiUs
·
SAP
·
Onesoft
·
IFS
·
AGRESSO
·
INTACS
·
BOSERP
·
EuClid System
·
Mincom Ellipse
·
Axapta
·
SPIN
·
Datadigi Indonesia
·
WD_ERP-SYS
V.
Implementasi Sistem Informasi
Implementasi sistem informasi akuntansi di PT Madani Sentra Multi Jasa
menggunakan software accurate yang digunakan di setiap bagian, yaitu marketing,
gudang, operasional dan keuangan.
Berikut ini adalah proses penjualan di PT Madani Sentra Jasa.
FLOWCHART
SISTEM PENJUALAN
Melibatkan :
1.
Bagian
Marketing
Bagian ini adalah bagian
dimana bertugas dan bertanggung jawab atas penjualan dan pemasaran produk
perusahaan dalam hal ini adalah shock breaker.
Bagian marketing harus
merencanakan, menetapkan diskon, menetapkan
cara-cara promosi dan mendistribusikannya
kepada pelanggan yang potensial termasuk dealer.
Bagian marketing bertugas
memberikan dan mempresentasikan shock breaker
kepada para customer. Apabila customer setuju untuk
membeli, maka marketing membuat form order pemesanan yang
dimana form ini akan diproses oleh bagian operasional. Form order pemesanan yang sudah dikonfirmasi oleh bagian operasional, akan diproses untuk dibuat invoice. Invoice ini berfungsi untuk dilakukan
pembayaran oleh customer. Pembayaran pelunasan
dilakukan oleh customer sebelum pengiriman atau
penerimaan shock breaker dan marketing mengeluarkan kwitansi.
Invoice dan Kwitansi berjumlah 4 rangkap
dimana lembar ke – 1 untuk customer, lembar
ke – 2 untuk bagian keuangan, lembar ke – 3 untuk
bagian gudang dan lembar ke-4 untuk bagian operasional.
2.
Bagian Gudang
Bagian Gudang
adalah bagian yang mengkonfirmasi ketersedian barang ketika ada pesanan
penjualan dari bagian marketing. Bagian gudang akan memberitahukan ke bagian
operasional apabila barang tersebut tersedia yang selanjutnya akan diproses
bagian operasional untuk dibuatkan invoice. Selain itu, bagian gudang juga
memproses pengiriman penjualan apabila ada konfirmasi dari bagian operasional
bahwa customer telah membayar lunas.
3.
Bagian
Operasional
Bagian operasional adalah
bagian dimana bertanggung jawab dalam invoice, pengecekan uang masuk atas pembayaran customer, pembatalan,
penghitungan serta kalkulasi harga shock breaker.
Bagian operasional memulai
tugasnya setelah menerima form order pemesanan dari bagian marketing maka
bagian operasional menyiapkan invoice yang
akan digunakan oleh marketing untuk menagih
pembayaran dari customer sesuai dengan jadwal pengiriman barang yang diminta. Apabila
customer telah membayar, maka bagian operasional akan memberitahukan ke bagian
gudang untuk dilanjutkan ke proses pengiriman barang.
4.
Bagian
Keuangan
Bagian keuangan adalah bagian
terakhir dalam sistem akuntansi penjualan tunai. Bagian keuangan memulai tanggung
jawabnya setelah bagian operasional
mengeluarkan invoice untuk dilakukan pembayaran oleh customer. Invoice dan
kwitansi yang ada akan dimasukan ke dalam software accurate yaitu berupa penjurnalan lalu akan secara otomatis
memposting dan akan berakhir ke neraca saldo dan setelah dilakukan penyesuaian akan
menghasilkan laporan keuangan yaitu laporan laba rugi komprehensif dan akan
mempengaruhi laporan perubahan posisi keuangan dan laporan perubahan equitas
Sistem Informasi Akuntansi ini
mengkaitan keempat bagian tersebut untuk berkoordinasi
untuk menghasilkan sebuah informasi mengenai posisi keuangan perusahaan tersebut yaitu Laporan Penjualan setiap bulannya dan Laporan Keuangan setiap akhir tahun.
Dari
banyaknya fungsi-fungsi SIA terdapat 3 fungsi utama yang dibentuk SIA pada
perusahaan selain digunakan untuk pengambilan keputusan juga terdiri dari,
mengumpulkan dan menyimpan data transaksi, memproses data menjadi informasi
yang dapat, serta melakukan kontrol terhadap aset perusahaan.
Informasi
akuntansi yang dihasilkan SIA ada 2 yaitu
Informasi Akuntansi Keuangan yang berbentuk laporan keuangan dan Informasi
Akuntansi Manajemen yang digunakan untuk pengambilan keputusan oleh perusahaan.
Lingkup SIA menelusuri sejumlah besar informasi mengenai pesanan penjulalan, penjualan dalam satuan unit dan mata uang,
penagih kas, pesanan pembelian, penerimaan barang, pembayaran, gaji dan jam
kerja.
Referensi :
Sistem Pengolahan Transaksi. 1 April 2018. https://syani3z.wordpress.com/2012/05/09/sistem-pengolahan-transaksi/.
Sistem Perencanaan
Sumber Daya. 1 April 2018. http://mohamad-khaidir.blogspot.co.id/2013/07/sistem-perencanaan-sumber-daya_23.html.
Tata Sutabri. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta.
Tinjauan Menyeluruh SIA. 1 April 2018. http://ndutagen.blogspot.co.id/2013/09/tinjauan-menyeluruh-sia.html.
Komentar
Posting Komentar