Sistem Informasi dan Tinjauan SIA

Sistem Informasi dan Tinjauan SIA

I.               Pengertian Sistem Informasi

Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Biasanya dibuat untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi. Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan sebagai dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Karakteristik informasi yang realible harus memenuhi syarat relevan, tepat waktu, akurat dan lengkap.

Menurut Tata Sutabri (2005:36), sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan.

II.             Tinjauan SIA

1.             Pengertian Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Sistem Informasi Akuntansi merupakan sistem informasi fungsional yang mendasari sistem informasi fungsional yang lainnya seperti sistem informasi keuangan, sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi dan sistem informasi sumber daya manusia. Sistem-sistem informasi lain membutuhkan data keuangan dari sistem informasi akuntansi.

2.             Peran SIA dalam rantai nilai

Pada umumnya organisasi bertujuan menyediakan nilai untuk pelanggan. Hal tersebut membutuhkan pelaksanaan berbagai kegiatan yang berbeda-beda, dan dapat dikonseptualisasikan dalam bentuk rantai nilai (value chain). Rantai nilai organisasi terdiri dari lima aktivitas utama (primary activities) yang secara langsung memberikan nilai kepada para pelanggannya, yaitu:

·       Inbound logistics terdiri dari penerimaan, penyimpanan, dan distribusi bahan-bahan masukan yang digunakan oleh organisasi untuk menghasilkan produk dan jasa yang dijualnya.

·       Operasi (operations) adalah aktivitas-aktivitas yang mengubah masukan menjadi jasa atau produk yang sudah jadi. 

·       Outbond logistics adalah aktivitas-aktivitas yang melibatkan distribusi produk yang sudah jadi ke para pelanggan.

·       Pemasaran dan penjualan mengarah pada aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan membantu para pelanggan untuk membeli jasa atau produk yang dihasilkan organisasi.

·       Pelayanan (service) memberikan dukungan pelayanan purna jual kepada para pelanggan.

Model rantai nilai menunjukkan bahwa SIA adalah aktivitas pendukung. SIA dapat menambah nilai bagi organisasi dengan cara memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu, agar kelima aktivitas utama rantai nilai dapat dilaksanakan dengan lebih efektif dan efisien. SIA yang dirancang dengan baik dapat melakukan hal ini dengan cara:

• memperbaiki kualitas dan mengurangi biaya untuk menghasilkan produk atau jasa.
• memperbaiki efisiensi. SIA yang dirancang dengan baik dapat membantu memperbaiki efisiensi jalannya suatu proses dengan memberikan informasi yang lebih tepat waktu.
• memperbaiki pengambilan keputusan. SIA dapat memperbaiki pengambilan keputusan dengan memberikan informasi dengan tepat waktu.
• berbagi pengetahuan. SIA yang dirancang dengan baik bisa

3.             Siklus-Siklus Pemrosesan Transaksi

Sistem Informasi Akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan, yaitu :

1. Siklus pendapatan. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran yang berkaitan.
2. Siklus pengeluaran. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan.
3. Siklus produksi. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumber daya menjadi barang dan jasa.
4. Siklus keuangan. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan peroleh dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas.

4.             Siklus-Siklus Pencatatan Transaksi

Sistem Informasi Akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus pencatatan transaksi perusahaan, yaitu :

1. Penjurnalan, yaitu menganalisis dan mencatat transaksi dalam jurnal (buku harian).
2. Melakukan posting ke Buku Besar yaitu memindahkan debet dan kredit dari jurnal ke rekening Buku Besar.
3. Penyusunan Neraca Saldo yaitu menyiapkan Neraca Saldo unttuk mengecek keseimbangan Buku Besar.
4. Membuat ayat jurnal penyesuaian dan memasukkan jumlahya pada Neraca Saldo.
5. Membuat ayat-ayat penutup yaitu menjurnal dan memindahbukukan ayat-ayat penutup.
6. Penyusunan Laporan Keuangan yaitu Laporan Rugi Laba, Laporaan Perubahan Modal dan Neraca.

Sistem informasi akuntansi menyediakan nilai untuk pelanggan. Hal tersebut membutuhkan pelaksanaan berbagai kegiatan yang berbeda-beda, dan dapat dikonseptualisasikan dalam bentuk rantai nilai (value chain) dan memberikan dukungan pelayanan purna jual kepada para pelanggan.

Organisasi juga melaksanakan berbagai aktivitas pendukung (support activities) yang memungkinkan kelima aktivitas utama tersebut dilaksanakan secara efisien dan efektif. Aktivitas-aktivitas pendukung tersebut dapat dikelompokkan menjadi empat kategori, yaitu: Infrastruktur perusahaan mengarah pada aktivitas-aktivitas akuntansi, keuangan, hukum, dan administrasi umum yang penting bagi sebuah organisasi untuk beroperasi. SIA adalah bagian dari infrastruktur perusahaan.

Sumber daya manusia melibatkan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan perekrutan, pengontrakan, pelatihan, dan pemberian kompensasi dan keuntungan bagi pegawai.  (Sistem Personalia).

Teknologi merupakan aktivitas yang meningkatkan produk atau jasa. Contoh: penelitian dan pengembangan, investasi dalam teknologi informasi yang baru, Wilayah pemekaran usaha, Penambahan tempat wisata, pengembangan Website, dan desain produk. (Sistem Manajemen dan Sistem Geografi).

Pembelian (purchasing) termasuk seluruh aktivitas yang melibatkan perolehan dari kumpulan fasilitas untuk sebuah produk jasa yang digunakan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas utama. (Sistem Manajemen dan Sistem Akuntansi).

Penjualan (sales) termasuk seluruh aktivitas yang melibatkan perolehan dari kumpulan penjualan untuk seluruh produk jasa yang telah terjual untuk pelanggan. (Sistem Manajemen dan Sistem Akuntansi).

Sistem informasi akuntansi bersama-sama dengan sistem informasi lainnya menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan.  Sistem informasi  akuntansi digunakan untuk pengukuran, analisis, dan memberikan informasi keuangan untuk membuat keputusan guna mencapai tujuan organisasi. Manajer juga menggunakan informasi tersebut untuk memilih, mengkomunikasikan, dan mengimplementasikan strategi.

Para manajer juga menggunakan informasi tersebut untuk mengkoordinasikan desain  produk, produksi, dan keputusan marketing. Informasi akuntansi manajemen meningkatkan pengambilan keputusan, memberi petunjuk pengembangan strategi, dan mengevaluasi strategi yang telah dijalankan, dan fokus pada usaha yang  berhubungan dengan pengembangan kinerja organisasi dan mengevaluasi kontribusi dan kinerja organisasi unit dan kinerjanya.

Sistem informasi akuntansi juga tak kalah penting untuk pihak diluar perusahaan karna  sebagai penghasil informasi dalam bentuk laporan keuangan yang berguna sebagai dasar penilaian dan analisa terhadap kondisi perusahaan. Pada peran ini sistem informasi akuntansi memberikan laporan keuangan yang akan kembali lagi membantu untuk para investor mengambil keputusan.

Dengan ini dapat disimpulkan bahwa SIA sangatlah penting bagi perusahaan dan organisasi. SIA memiliki banyak peran penting dalam perusahaan, seperti memperbaiki kualitas dan mengurangi biaya dalam menghasilkan barang dan jasa, memperbaiki pengambilan keputusan, dan menciptakan keunggulan kompetitif.

III.           Sistem Pengolahan Transaksi

1.             Sistem Pemrosesan Transaksi (TPS)

Sistem Pemrosesan Transaksi adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi. Sistem yang berinteraksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan) adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukung operasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi, misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif.

2.             Teknik pengolahan data yang biasa diperoleh ada empat macam, yaitu

– Batch processing : data yang diperoleh dari sumber data biasanya dikumpulkan atau ditumpuk, lalu diproses pada waktu-waktu tertentu, misalnya data dikumpulkan antara jam 8:00 sampai dengan jam 12:00, kemudian diproses mulai jam 14:00 sampai dengan jam 17.00

– Online processing : data yang diperoleh dari sumber data langsung diproses pada saat diterima, yang mungkin terjadi adalah antrian data untuk menunggu giliran, misalnya pemrosesan yang dilakukan pada saat melakukan transaksi online di depan teller bank.

– Real-time processing : pemrosesan data tidak boleh ditunda karena waktu sangat kritis, penundaan pengolahan dapat mengakibatkan sesuatu yang fatal. Misalnya pengolahan data hasil pemantauan aktivitas gunung berapi.

– Inline processing : biasa juga disebut sebagai hybrid-processing, yaitu kombinasi antara batch-processing dan online-processing. Misalnya pengolahan transaksi di supermarket, dimana transaksi penjualan melalui POS (point of sale) langsung dilakukan (online), tetapi pengolahan lebih lanjut tentang persediaan barang dilakukan setiap jam 10:00 malam

3.   Komponen-komponen Sistem Pemrosesan Transaksi

a.   Dokumen Sumber 

Kebanyakan transaksi dicatat pada dokumen sumber, selain menyediakan catatan-catatan tertulis dokumen sumber berfungsi :

1. Memicu meng-otorisasi operasi fisik. Sebagai contoh surat pesanan penjualan meng-otorisasi pengiriman barang dan gangguan kepada pelanggan.
2. Memantau arus fisik. Misalnya surat pesanan penjualan digunakan untuk memperlihatkan pergerakan barang pesanan dari gudang ke tempat pengiriman.
3. Mencerminkan akuntabilitas atas tindakan yang diambi. lMisalnya tagihan dari pemasok diparaf untuk memperlihatkan bahwa tagihan ini sudah diperiksa kebenarannya.
4. Menjaga kemutakhiran dan kelengkapan basis data. Sebagai contoh kopi faktur penjualan digunakan untuk memutakhirkan saldo dalam catatan sediaan. Catatan pelanggan dan kemudian diarsipkan untuk kepentingan riwayat penjualan.
5. Menyediakan data yang dibutuhkan untuk keluaran. Misalnya data dalam surat pesanan penjualan digunakan untuk menyiapkan faktur penjualan dan ikhtiar penjualan.

 b.  Jurnal dan Register 

Jurnal dan register merupakan catatan akunting yang memuat data dalam urutan kronologis. Jurnal merupakan catatan akunting formal awal dalam sistem manual. Mengikhtiarkan data transaksi dalam satu keuangan. Register berfungsi sebagai pengganti jurnal atau catatan kronologis atau buku harian untuk data atau peristiwa yang tidak bersifat keuangan.

c. Buku Besar dan Arsip

Buku besar (ledger) mengikhtiarkan status perkiraan dalam satuan keuangan. Nilai transaksi yang muncul dalam jurnal dipindahkan atau diposkan ke pos perkiraan yang sesuai. Melalui proses posting ini status setiap perkiraan yang terpengaruh dimutakhirkan dengan menaikkan atau menurunkan saldo perkiraan sebesar nilai transaksi. Jadi, jika jurnal menekankan pada kegiatan transaksi, buku besar menekankan pada status perkiraan.

d.  Laporan dan Dokumen

Berbagai laporan umumnya dihasilkan dari pemrosesan transaksi. Salah satu jenis keluaran laporan dikenal sebagai laporan keuangan. Sejumlah besar dokumen operasional juga dihasilkan oleh sistem pemrosesan transaksi. Beberapa dari dokumen ini dihasilkan untuk memicu tindakan. Dokumen lain dihasilkan untuk mencatat tindakan-tindakan yang telah diselesaikan. Dokumen operasional tertentu yang disiapkan oleh sistem pemrosesan transaksi perusahaan menjadi masukan dokumen sumber untuk pemrosesan lebih lanjut.

e.  Bagian Perkiraan dan Kode Lainnya

Transaksi akunting harus diklasifikasikan dan dikodekan sebelum diposkan ke dalam buku besar. Bagan perkiraan merupakan daftar berkode dari perkiraan-perkiraan yang termuat dalam buku besar umum perusahaan. Pada dasarnya, ini merupakan struktur data keuangan perusahaan. Bagan perkiraan ini bukan saja memungkinkan pengklasifikasian dan pengkodean data transaksi melainkan juga menyediakan elemen-elemen data rinci untuk menyusun dan menyajikan informasi dalam laporan keuangan

f.  Rangkaian Audit 

Rangkaian audit adalah seperangkat mata rantai yang dibentuk oleh elemen-elemen pemrosesan transaksi pokok. Rangkaian audit merupakan alat untuk melakukan penelusuran dari dokumen-dokumen sumber melalui jurnal dan buku besar sampai ke total ikhtisar dalam laporan keuangan atau keluaran keuangan lainnya, dan sebaliknya. Disamping membantu audit sistem pemrosesan transaksi. Rangkaian audit memungkinkan :

1. Koreksi kesalahan yang terdeteksi
2. Menjawab pertanyaan
3. Rekonstruksi arsip

g.  Tindakan Pengendalian dan Pengamanan

Pemrosesan transaksi yang baik menuntut adanya berbagai tindakan pengendalian dan pengamanan. Contoh pengendalian yang telah dijelaskan meliputi bagan perkiraan, perkiraan pengendali, rangkaian audit, dan metode pemrosesan sekali tulis. Pengendalian seperti itu harus didukung dengan dokumentasi yang memadai, meliputi :

1)   manual prosedur, dan

2)   uraian tanggung jawab yangdibebankan kepada mereka yang terlibat dalam pemrosesan transaksi

 4.   Ada empat tugas pokok dari sistem pengolahan transaksi, yaitu:

1. Pengumpulan Data : setiap organisasi yang ber-interaksi langsung dengan lingkungannya dalam penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan sistem yang mengumpulkan data transaksi yang bersumber dari lingkungan.
2. Manipulasi Data : data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulu sebelum disajikan sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam organisasi atau menjadi bahan masukan sistem informasi yang lebih tinggi. Beberapa tugas manipulasi data adalah sebagai berikut: 

1)      Klassifikasi : data dikelompokkan menurut kategori tertentu, misalnya menurut jenis kelamin, menurut agama, menurut golongan, dsb.

2)      Sortir : data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih mudah dalam pencariandata, misalnya di-sortir menurut abjad nama, atau menurut nomer induk, dsb.

IV.          Sistem Perencanaan Perusahaan

1.             Definisi

Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahaan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. 

2.             Sejarah

ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akuntasi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

3.             Karakter Sistem

ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

4.             Modul ERP

Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan akuntasi serta Sumber Daya Manusia.

5.             Modul Operasi

General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.

6.             Modul Finansial dan Akuntansi

General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.

7.             Modul Sumber Daya Manusia

Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.

8.             Keuntungan penggunaan ERP

1.      Integrasi data keuangan

Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik

2.      Standarisasi Proses Operasi

Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.

3.      Standarisasi Data dan Informasi

Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yang berbeda-beda.

9.             Keuntungan yang bisa diukur:
1] Penurunan inventori
2] Penurunan tenaga kerja secara total
3] Peningkatan service level
4] Peningkatan kontrol keuangan
5] Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi

10.         Memilih ERP

1.    Latar Belakang

Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk. ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain. Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat. Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrim, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang ada. Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif. Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat dan business process yang ‘parah’. Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah mudah (paling tidak, tidaklah sederhana), dan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang mahal.

2.    Suksesor Penerapan

Syarat sukses memilih ERP Pengetahuan dan Pengalaman. Pengetahuan adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar. Pengalaman adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Pengetahuan tanpa pengalaman menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Pengalaman tanpa pengetahuan bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yang cukup.

11.         Pemilihan Metodologi

Metodologi yang berkaitan dengn ERP. Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP (BK. Khaitan, weblink). Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software

12.         Analisa Strategi Usaha

•   Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?

•   Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?

•   Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?

•   Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?

•   Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?

•   Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?

•   Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?

13.         Analisa Sumberdaya Manusia

•   Bagaimana komitmen top management terhadap usaha untuk implementasi ERP?

•   Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?

•   Bagaimana komitmen dari tim implementasi?

•   Apa yg diharapkan para calon user thd ERP?

•   Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?

•   Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?

14.         Analisa Infrastruktur

•   Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system) ?

•   Seberapa besar budget untuk infrastruktur?

•   Apa infrastruktur yang harus disiapkan?

15.         Analisa Perangkat Lunak

•   Apakah perangkat lunak tersebut cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?

•   Apakah ada dukungan layanan dari penyedia, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari?

•   Seberapa banyak waktu untuk implementasi yang tersedia?

•   Apakah perangkat lunak memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan?

16.         Penerapan ERP

Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP: ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan. ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan. Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.

17.         Gagalnya ERP

·      Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran.

·      Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik.

·      Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya.

·      Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru

18.         Tanda-tanda kegagalan ERP

Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:

·      Kurangnya komitmen top management

·      Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)

·      Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)

·      Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)

·      Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan

·      Kesalahan penghitungan waktu implementasi

·      Tidak cocoknya software dgn business process

·      Kurangnya training dan pembelajaran

·      Cacatnya project design & management

·      Kurangnya komunikasi

·      Saran penghematan yang menyesatkan

19.         Software ERP

Berikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source :

·      Dynamics AX

·      Compiere

·      ORACLE

·      JDE

·      BAAN

·      MFGPro

·      Protean

·      Magic

·      aLTiUs

·      SAP

·      Onesoft

·      IFS

·      AGRESSO

·      INTACS

·      BOSERP

·      EuClid System

·      Mincom Ellipse

·      Axapta

·      SPIN

·      Datadigi Indonesia

·      WD_ERP-SYS

V.            Implementasi Sistem Informasi

Implementasi sistem informasi akuntansi di PT Madani Sentra Multi Jasa menggunakan software accurate yang digunakan di setiap bagian, yaitu marketing, gudang, operasional dan keuangan.  Berikut ini adalah proses penjualan di PT Madani Sentra Jasa.

FLOWCHART SISTEM PENJUALAN

Melibatkan :

1.    Bagian Marketing 

Bagian ini adalah bagian dimana bertugas dan bertanggung jawab atas penjualan dan pemasaran produk perusahaan dalam hal ini adalah shock breaker.

Bagian marketing harus merencanakan, menetapkan diskon, menetapkan cara-cara promosi dan mendistribusikannya kepada pelanggan yang potensial termasuk dealer.

Bagian marketing bertugas memberikan dan mempresentasikan shock breaker kepada para customer. Apabila customer setuju untuk membeli, maka marketing membuat form order pemesanan yang dimana form ini akan  diproses oleh bagian operasional. Form order pemesanan yang sudah dikonfirmasi oleh bagian operasional, akan diproses untuk dibuat invoice. Invoice ini berfungsi untuk dilakukan pembayaran oleh customer. Pembayaran pelunasan dilakukan oleh customer sebelum pengiriman atau penerimaan shock breaker dan marketing mengeluarkan kwitansi. Invoice dan Kwitansi berjumlah 4 rangkap dimana lembar ke – 1 untuk customer, lembar ke – 2 untuk bagian keuangan, lembar ke – 3 untuk bagian gudang dan lembar ke-4 untuk bagian operasional.

2.    Bagian Gudang

Bagian Gudang adalah bagian yang mengkonfirmasi ketersedian barang ketika ada pesanan penjualan dari bagian marketing. Bagian gudang akan memberitahukan ke bagian operasional apabila barang tersebut tersedia yang selanjutnya akan diproses bagian operasional untuk dibuatkan invoice. Selain itu, bagian gudang juga memproses pengiriman penjualan apabila ada konfirmasi dari bagian operasional bahwa customer telah membayar lunas.

3.    Bagian Operasional

Bagian operasional adalah bagian dimana bertanggung jawab dalam invoice, pengecekan uang masuk atas pembayaran customer, pembatalan, penghitungan serta kalkulasi harga shock breaker.

Bagian operasional memulai tugasnya setelah menerima form order pemesanan dari bagian marketing maka bagian operasional menyiapkan invoice yang akan digunakan oleh marketing untuk menagih pembayaran dari customer sesuai dengan jadwal pengiriman barang yang diminta. Apabila customer telah membayar, maka bagian operasional akan memberitahukan ke bagian gudang untuk dilanjutkan ke proses pengiriman barang.

4.    Bagian Keuangan

Bagian keuangan adalah bagian terakhir dalam sistem akuntansi penjualan tunai. Bagian keuangan memulai tanggung jawabnya setelah bagian operasional mengeluarkan invoice untuk dilakukan pembayaran oleh customer. Invoice dan kwitansi yang ada akan dimasukan ke dalam software accurate yaitu berupa penjurnalan lalu akan secara otomatis memposting dan akan berakhir ke neraca saldo dan setelah dilakukan penyesuaian akan menghasilkan laporan keuangan yaitu laporan laba rugi komprehensif dan akan mempengaruhi laporan perubahan posisi keuangan dan laporan perubahan equitas

Sistem Informasi Akuntansi ini mengkaitan keempat bagian tersebut untuk berkoordinasi untuk menghasilkan sebuah informasi mengenai posisi keuangan perusahaan  tersebut yaitu Laporan Penjualan setiap bulannya dan Laporan Keuangan setiap akhir tahun.

Dari banyaknya fungsi-fungsi SIA terdapat 3 fungsi utama yang dibentuk SIA pada perusahaan selain digunakan untuk pengambilan keputusan juga terdiri dari, mengumpulkan dan menyimpan data transaksi, memproses data menjadi informasi yang dapat, serta melakukan kontrol terhadap aset perusahaan.

Informasi akuntansi yang dihasilkan SIA ada 2 yaitu Informasi Akuntansi Keuangan yang berbentuk laporan keuangan dan Informasi Akuntansi Manajemen yang digunakan untuk pengambilan keputusan oleh perusahaan. Lingkup SIA menelusuri sejumlah besar informasi mengenai pesanan penjulalan, penjualan dalam satuan unit dan mata uang, penagih kas, pesanan pembelian, penerimaan barang, pembayaran, gaji dan jam kerja.

Referensi :

Sistem Pengolahan Transaksi. 1 April 2018. https://syani3z.wordpress.com/2012/05/09/sistem-pengolahan-transaksi/.

Sistem Perencanaan Sumber Daya. 1 April 2018. http://mohamad-khaidir.blogspot.co.id/2013/07/sistem-perencanaan-sumber-daya_23.html.

Tata Sutabri. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta.

Tinjauan Menyeluruh SIA. 1 April 2018. http://ndutagen.blogspot.co.id/2013/09/tinjauan-menyeluruh-sia.html.