Sistem Informasi Siklus Produksi

Sistem Informasi Siklus Produksi

Menurut Romney and Steinbart (2015:441-443), siklus produksi adalah berulang kegiatan bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang berhubungan dengan pembuatan produk. Sebagai imbalannya, sistem informasi siklus produksi mengirimkan informasi siklus pendapatan tentang barang jadi yang telah diproduksi dan tersedia untuk dijual. Meskipun akuntan terlibat terutama pada langkah keempat, akuntansi biaya, mereka harus memahami tiga proses lain untuk dapat merancang laporan yang menyediakan manajemen dengan informasi yang dibutuhkan untuk mengelola kegiatan siklus produksi perusahaan manufaktur modern.

Tujuan sistem informasi siklus produksi, yaitu:

1.    Siklus produksi dilakukan secara efektif dan efisien,

2.    Mengetahui catatan persediaan barang,

3.    Semua kegiatan produksi telah diotorisasi dengan baik,

4.    Semua kegiatan siklus produksi telah tercatat dengan akurat,

Berikut ini adalah aktivitas siklus produksi di Perusahaan, yaitu:

1.    Desain Produk

Memperbaiki informasi tentang pengaruh desain produk atas biaya dan data terinci mengenai biaya jaminan dan perbaikan.

2.    Perencanaan dan Penjadwalan

Sistem perencanaan produksi yang lebih baik dan meninjau dan setujui perolehan aktiva tetap sebagai bentuk pengendalian anggaran. Buat cadangan dan perencanaan pemulihan dari bencana dan pelaporan yang lebih baik dan tepat waktu.

3.    Operasi Produk

Batasi akses fisik ke persediaan dan aktiva tetap, dokumentasikan semua perpindahan persediaan sepanjang proses produksi, memgidentifikasi semua aktiva tetap. Dokumentasi yang memadai dan tinjau semua transaksi yang melibatkan pembuangan aktiva tetap dan asuransi yang memadai.

4.    Akuntansi Biaya

Pengendalian edit entri data. 

5.    Ancaman Umum

Buat cadangan dan perencanaan pemulihan dari bencana dan pelaporan yang lebih baik dan tepat waktu.

Berikut ini adalah fungsi-fungsi yang terkait pada siklus pengeluaran, yaitu:

1.    Fungsi Penjualan

Pesanan produksi umumnya ditentukan bersama dalam rapat bulanan antara fungsi pemasaran dan fungsi produksi. Fungsi penjualan melayani pesanan dari pelanggan berdasarkan persediaan produk jadi yang ada di gudang.

2.    Fungsi Produksi

Fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan perintah produksi bagi fungsi-fungsi yang ada di bawahnya yang akan terkait dalam pelaksanaan proses produksi guna memenuhi permintaan produksi dari fungsi penjualan. Dalam perusahaan yang besar, fungsi produksi biasanya dibantu oleh fungsi perencanaan dan pengawasan produksi dalam pembuatan pesanan produksi tersebut. Pesanan produksi tersebut dituangkan dalam bentuk tertulis dalam dokumen yang disebut surat pesanan produksi. Surat pesanan produksi ini dilampiri dengan surat kebutuhan bahan dan daftar kegiatan produksi. Fungsi ini bertanggung jawab atas pelaksanaan produksi sesuai dengan surat pesanan produksi dan daftar kebutuhan bahan serta daftar kegiatan produksi yang melampiri surat pesanan produksi tersebut.

3.    Fungsi Perencanaan dan Pengawasan Produksi

Fungsi ini merupakaan fungsi yang membantu fungsi produksi dalam merencanakan dan mengawasi kegiatan produksi. Perencanaan produksi diwujudkan dalam perhitungan rencana kebutuhan bahan dan peralatan yang akan digunakan untuk memproduksi pesanan yang diterima dari fungsi penjualan. Rencana produksi dituangkan oleh fungsi ini dalam dokumen daftar kebutuhan bahan dan daftar kegiatan produksi.

4.    Fungsi Gudang

Fungsi ini bertanggung jawab atas pelayanan permintaan bahan baku, bahan penolong dan barang lain yang digudangkan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima produk jadi yang diserahkan oleh fungsi produksi.

5.    Fungsi Akuntansi Biaya

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat konsumsi berbagai sumber daya yang digunakan untuk memproduksi pesanan. Pencatatan biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung, dan biaya overhead pabrik untuk pesanan tertentu dilakukan oleh fungsi ini dalam kartu harga pokok produk. Biaya overhead pabrik yang sesungguhnya terjadi dicatat oleh fungsi ini dalam kartu biaya.

Terdapat prosedur dokumen - dokumen yang digunakan dalam sistem informasi siklus produksi di Perusahaan, yaitu :

1.    Surat Pesanan Produksi

Dokumen ini merupakan surat perintah yang dikeluarkan oleh departemen produksi yang ditujukan kepada bagian-bagian yang terkait dengan proses pengolahan produk untuk memproduksi sejumlah produk dengan spesifikasi, cara produksi, fasilitas produksi, dan jangka waktu seperti yang tercantum dalam surat pesnan produksi tersebut.

2.    Daftar Kebutuhan Bahan

Dokumen ini merupakan daftar jenis dan kuantitas bahan baku yang diperlukan untuk memproduksi produk seperti yang tercantum dalam surat pesanan produksi.

3.    Daftar Kegiatan Produksi

Dokumen ini merupakan daftar urutan jenis kegiatan dan fasilitas mesin yang diperlukan untuk memproduksi produk seperti yang tercantum dalam surat pesanan produksi.

4.    Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang

Dokumen ini digunakan oleh fungsi produksi untuk meminta bahan baku dan bahan penolong untuk memproduksi produk yang tercantum dal surat pesanan produksi, dokumen ini juga berfungsi sebagai bukti pengeluaran barang dari gudang.

5.    Bukti Pengembalian Barang Gudang

Dokumen ini digunakan untuk mengembalikan bahan baku dan bahan penolong ke fungsi gudang, ini dikarenakan adanya sisa bahan baku dan bahan penolong yang tidak dipakai dalam proses produksi.

6.    Kartu Jam Kerja

Dokumen ini mencatat jam kerja tenaga kerja langsung yang dikonsumsi untuk memproduksi produk yang tercantum dalam surat pesanan produksi.

7.    Laporan Produk Selesai

Dokumen ini berfungsi untuk memberitahukan selesainya produksi pesanan tersebut kepada fungsi perencanaan dan pengawasan produksi, fungsi gudang, fungsi penjualan dan fungsi akuntansi persediaan dan fungsi akuntansi biaya.

8.    Bukti Memorial (Journal Voucher)

Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan depresiasi aktiva tetap berwujud, amortisasi sewa dan aktiva tidak berwujud, dan pembebanan biaya overhead pabrik kepada produk berdasarkan tarif yang ditentukan di muka.

9.    Bukti Kas/Bank Keluar

Dokumen ini digunakan untuk mencatat biaya-biaya yang dibayar lewat kas atau bank.

Catatan - catatan akuntansi yang digunakan dalam siklus produksi, yaitu:

1.    Jurnal pemakaian bahan baku

Jurnal ini merupakan jurnal khusus yang digunakan untuk mencatat harga pokok bahan baku yang digunakan dalam produksi.

2.    Jurnal umum

Jurnal ini mencatat tentang transaksi pembayaran gaji dan upah, depresiasi aktiva tetap, amortisasi aktiva tidak berwujud, dan terpakainya persekot biaya.

3.    Register bukti kas keluar

Register bukti kas keluar mencatat biaya overhead pabrik, biaya administrasi dan umum serta biaya pemasaran yang berupa pengeluaran kas.

4.    Kartu harga pokok produk

Catatan ini merupakan buku pembantu yang merinci biaya produksi (biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung, dan biaya overhead pabrik) yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Kartu harga pokok produk merupakan rincian rekening control barang dalam proses buku besar.

5.    Kartu biaya

Catatan ini merupakan buku pembantu yang merinci biaya overhead pabrik, biaya administrasi dan umum, dan biaya pemasaran.

Menurut Mulyadi (2001), jaringan prosedur yang membentuk sistem produksi dan akuntansi biaya dalam perusahaan manufaktur, yaitu :

1.    Prosedur pesanan produksi.

Dalam prosedur ini dilakukan koordinasi pengolahan bahan baku menjadi produk jadi dengan dikeluarkannya. Dokumen Surat Pesanan Produksi oleh fungsi produksi berdasarkan pesanan dari pelanggan yang diterima fungsi penjualan. Prosedur pesanan produksi dapat dibagi menjadi prosedur pesanan produksi khusus yang berdasarkan pesanan dan prosedur pesanan produksi berulangkali yang berproduksi massa untuk memenuhi persediaan.

2.    Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang.

Prosedur ini digunakan oleh fungsi produksi untuk meminta bahan baku dari fungsi gudang. Namun jika perusahaan tidak memiliki fungsi gudang bagi persediaan maka dilakukan prosedur permintaan pembelian bahan baku. Biasanya permintaan bahan baku didasarkan pada daftar kebutuhan bahan baku yang dibuat fungsi perencanaan dan pengawasan produksi.

3.    Prosedur pencatatan jam kerja dan pencatatan biaya tenaga kerja langsung

Surat pesanan produksi yang dikeluarkan oleh Departemen Produksi biasanya dilampiri dengan daftar kebutuhan bahan baku dan daftar kegiatan produksi (operation list). Daftar kegiatan produksi ini berisi kegiatan yang diperlukan untuk memproduksi sejumlah produk seperti yang tercantum dalam surat pesanan produksi, yang meliputi urutan proses pengolahan mesin yang digunakan, dan taksiran waktu kerja karyawan dan mesin. Pelaksanaan kegiatan seperti yang tercantum dalam daftar kegiatan produksi tersebut memerlukan prosedur pencatatan jam tenaga kerja langsung yang dikonsumsi dalam pengolahan pesanan produksi yang bersangkutan. Selain itu prosedur ini juga digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja langsung yang dikonsumsi untuk mengerjakan pesanan produksi tertentu atau yang dikeluarkan dalam periode waktu tertentu.

4.    Prosedur produk selesai dan pembebanan biaya overhead pabrik

Pesanan produksi yang telah selesai dikerjakan perlu diserahkan dari fungsi produksi ke fungsi gudang. Prosedur produk selesai merupakan prosedur penyerahan produk selesai dari fungsi produksi ke fungsi gudang. Selain itu prosedur ini juga digunakan untuk mencatat biaya overhead pabrik yang dibebankan kepada pesanan tertentu berdasarkan tarif yang ditentukan di muka dan total harga pokok produk selesai yang ditransfer dari fungsi produksi ke fungsi gudang.

Referensi :

Mulyadi. 2001. Sistem Informasi. Salemba Empat : Fakultas Ekonomi Universitas Gajah Mada.

Romney, Marshall B, dan Paul John Steinbart. 2015. Accounting Information Systems, 13th ed. England : Educational Limited.