Sistem Informasi

Sistem Informasi

Menurut Tata Sutabri (2005:36), Sistem Informasi merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

I.           Jenis-Jenis Sistem Informasi

A.         Sistem Pendukung Operasi

Sistem informasi yang memproses data yang dimunculkan dan digunakan dalam operasi bisnis. Tujuannya adalah memproses transaksi bisnis secara efisien, mengontrol proses industri, mendukung komunikasi dan kolaborasi perusahaan, dan memperbaharui basis data perusahaan.

Macam-macam Sistem Pendukung Operasi :

1.    Transaction Processing Systems (TPS)

TPS adalah bentuk sistem informasi yang berfungsi merekam dan memproses data dari transaksi bisnis.

2.    Process Control Systems (PCS)

PCS adalah bentuk sistem informasi yang memonitor dan mengendalikan proses operasional seperti proses fisik produksi.

3.    Office Automation Systems (OAS)

OAS adalah bentuk sistem informasi yang mengumpulkan, memproses, memyimpan dan mengirim data dan informasi dalam bentuk komunikasi tim maupun kelompok kerja.

B.         Sistem Pendukung Manajemen

Sistem informasi yang berfokus pada penyediaan informasi akurat, tepat waktu, dan relevan dan mendukung pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer.

Macam-macam Sistem Pendukung Manajemen :

1.    Information Reporting Systems (IRS)

Sistem informasi untuk fungsi manajerial. Menyediakan informasi dalam bentuk laporan dan tampilan yang telah ditentukan untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis (O’Brien, 2005).

2.    Decision Support Systems (DSS)

Menurut Al-Hamdany (2003:519), DSS adalah sistem informasi interaktif yang mendukung proses pembuatan keputusan melalui presentasi informasi yang dirancang secara spesifik untuk pendekatan penyelesaian masalah dan kebutuhan-kebutuhan aplikasi para pembuat keputusan, serta tidak membuat keputusan untuk pengguna.

3.    Executive Information Systems (EIS)

Menurut Raymond McLeod. Ir. (1993. pp. 430-586), EIS adalah sebuah sistem yang dirancang khusus untuk para manajer pada tingkat perencanaan.

        

II.       Manfaat Sistem Informasi

Manfaat sistem informasi dalam pengendalian internal adalah menghasilkan informasi yang mendukung proses pengendalian internal dengan tujuan meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan, keandalan laporan keuangan serta kepatuhan terhadap peraturan perundangan yang berlaku.

III.    Implementasi Sistem Informasi

Implementasi Sistem Informasi dan Pengendalian Internal pada perusahaan manufaktur sub sektor makanan dan minuman di PT Talkindo Selaksa Anugrah atau yang biasa dikenal masyarakat dengan brand “BreadTalk”.

A.         Sistem Pendukung Operasi

1.    Transaction Processing Systems (TPS)

Sistem pemrosesan transaksi di BreadTalk meliputi penggunaan sistem POS di outlet-outlet yang tersebar di seluruh Indonesia, yang selanjutnya akan diproses data tersebut masuk ke server yang ada di kantor pusat ketika outlet tersebut telah melakukan closing pada malam hari. Data tersebut berupa data penjualan, penggunaan petty cash, penggunaan voucher outlet, waste dan varians outlet.

2.    Process Control Systems (PCS)

Sistem pengendalian proses di Breadtalk yaitu pengendalian pemilihan tepung terigu untuk proses pembuatan roti hanya diperbolehkan dari vendor yang telah dipilih oleh pihak spesialis bagian produksi. Selain itu, bagian inventori juga selalu mengontrol ketersediaan bahan baik bahan baku maupun bahan penolong agar tidak terjadi putus produksi dikarenakan persediaan yang kurang bahkan persediaan telah kosong.

3.    Office Automation Systems (OAS)

Sistem kerjasama perusahaan melalui email yaitu thunderbird dan microsoft outlook, serta bisa melalui group chatting baik whatsapp maupun skype. 

B.         Sistem Pendukung Manajemen

1.    Information Reporting Systems (IRS)

Sistem informasi manajemen di Breadtalk berawal dari data dari POS yang telah masuk ke server, lalu diproses dalam program laporan yang disebut Transight. Melalui Transight, saya bisa menarik semua data dari seluruh outlet di Indonesia dengan design dan  modifikasi yang diinginkan melalui request by IT, yang kemudian di eksport ke excel. Selain itu, perusahaan juga menggunakan sistem SAP sebagai pembanding data Transight dan juga sebagai sistem pencatatan transaksi di kantor pusat. Hasil akhirnya disajikan dalam bentuk excel dengan format yang diinginkan board of directur sebagai laporan baik harian, mingguan, bulanan maupun tahunan.

2.    Decision Support Systems (DSS)

Sistem pendukung keputusan di Breadtalk yaitu melalui data penjualan, area manager maupun board of director bisa mengetahui roti apa yang akan terus diproduksi untuk meningkatkan penjualan dan roti apa yang tidak akan diproduksi lagi dikarenakan kurangnya minat pelanggan yang hanya menyebabkan tingginya waste dan varians toko. Selain itu, melalui data tersebut juga dapat mengetahui mana outlet yang akan terus meningkat penjualannya dan mana outlet yang kemungkinan akan ditutup.

3.    Executive Information Systems (EIS)

Sistem informasi eksekutif di Breadtalk yaitu seluruh transaksi di outlet maupun di kantor pusat telah tercatat di program SAP yang dapat diakses dengan ruang lingkup yang tidak terbatas. Berbeda halnya dengan departemen, yang hanya membuka data atau informasi sesuai dengan bagiannya atau user tertentu.

Referensi :

Kendall dan Kendall, Alih Bahasa : Thamir Abdul Hafedh al- Hamdany. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem. Jakarta: Prenhallindho.

McLeod, Raymond, Jr., Management Information System, 5th, Macmillan Publishing Company. New York. 1993.

O'Brien, James A. 2005. Introduction to Information Systems. 12th edition. McGraw Hill, New York.USA.

Sutabri, Tata . 2005. Sistem Informasi Manajemen .2005. Jakarta.