Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pengeluaran

Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pengeluaran

Menurut Romney & Steinbart (2015), siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Sistem siklus pengeluaran sangat diperlukan perusahaan dan dalam prosesnya dibutuhkan otorisasi dari bagian yang berwenang.

Tujuan sistem siklus pengeluaran yaitu :

1.    Mengklasifikasikan pengeluaran kas/bank dengan tepat.

2.    Menjamin setiap pengeluaran kas/bank telah diotorisasi.

3.  Memelihara persediaan, perlengkapan dan berbagai kebutuhan perusahaan yang menunjang agar perusahaan dapat terus beroperasi.

4.    Menyimpan dan mengatur data untuk mendukung pengambilan keputusan.

Menurut Romney & Steinbart (2015:463), terdapat empat aktivitas dalam sistem siklus pengeluaran yaitu :

1.    Pemesanan barang, bahan baku, perlengkapan dan jasa, mengirimkan pesanan ke pemasok.

2.    Penerimaan, menerima barang atau jasa dari pemasok.

3.    Memproses faktur, meninjau dan menyetujui faktur dari pemasok.

4.    Pengeluaran kas, memproses pembayaran ke pemasok.

Berikut ini adalah rangkaian sistem siklus pengeluaran di PT Madani Sentra Multi Jasa yang merupakan sebuah perusahaan distributor shock breaker ӧhlins yang berasal dari Swedia, yaitu :

1.    Pemesanan shock breaker

Proses ini dimulai dengan mengenali kebutuhan konsumen baik berdasarkan jumlah pesanan konsumen, stock persediaan yang telah kosong, maupun dari minat pasar yang sedang terjadi. Untuk saat ini, perusahaan selalu dipenuhi permintaan pesanan dari konsumen atas shock breaker Yamaha X-max. Proses pemesanan memakan waktu satu sampai dua bulan dan dikirimkan melalui e-mail.

2.    Konfirmasi permintaan pesanan yang disetujui

Perusahaan akan menunggu balasan e-mail atas permintaan barang tersebut. Balasan e-mail berupa konfirmasi tentang barang apa saja dan berapa banyak yang disanggupi untuk segera dikirimkan. Apabila kedua belah pihak telah setuju, maka aka ada e-mail lagi berupa invoice untuk segera dibayarkan.

3.    Pengeluaran kas/bank untuk Pemberitahuan Import Barang (PIB)

PIB adalah pemberitahuan oleh importer atas barang yang akan diimpor berdasarkan dokumen pelengkap pabean sesuai prinsip self assessment. Sebelum barang dikirimkan, perusahaan terlebih dahulu mengurus PIB sebagai syarat jual beli barang impor demi kelancaran arus barang.

4.    Pengeluaran kas/bank atas invoice

Siklus ini mungkin sedikit berbeda dengan perusahaan lainnya. Perusahaan harus terlebih dahulu membayar invoice agar barang dapat segera dikirimkan. Invoice yang telah diterima akan dibuat salinan rangkap empat. Satu Salinan untuk bagian pembelian, lalu sisanya dikirimkan ke bagian keuangan, bagian gudang, dan bagian administrasi untuk diproses pembayarannya. Dalam proses pembayarannya, perusahaan mengunakan jasa bank BNI yang terletak 100 meter dari kantor.

5.    Pengiriman dan penerimaan barang

Invoice shock breaker yang telah dibayarkan, akan dikirimkan dari Thailand. Mengapa Thailand? Karena Thailand adalah tempat distributor shock breaker ӧhlins untuk pasar Asia sedangkan Swedia sendiri mendistribusikan shock breaker ӧhlins  untuk pasar Eropa.

Selain proses tersebut, terdapat prosedur dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi siklus pengeluaran di Perusahaan, yaitu :

1.    Bukti Pemesanan Barang

2.    Invoice

3.    Pemberitahuan Impor Barang (PIB)

4.    Delivery Note

5.    Bukti/ Cek Pembayaran

6.    Voucher Pengeluaran Kas/Bank

Berikut ini adalah fungsi-fungsi yang terkait pada sistem informasi siklus pengeluaran di Perusahaan, yaitu :

1.     Fungsi Marketing

Tugas bagian maketing adalah membuat permintaan penbelian ke bagian pembelian. Memberikan informasi tentang barang apa saja yang harus dipesan, stock persediaan yang telah kosong dan minat pasar saat ini.

2.    Fungsi Pembelian

Tugasnya menerima permintaan pembelian dari bagian marketing dan kemudian memproses pesanan tersebut ke pemasok. Meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi administratifnya.

3.    Fungsi Administrasi

Tugas bagian administrasi adalah membayar invoice tersebut melalui bank BNI. Untuk setiap pengeluaran, bagian administrasi tersebut membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor voucher serta data lain yang terkait dalam daftar cek. Satu salinan tersebut akan dikirim ke bagian  keuangan untuk proses pencatatan penjurnalan.

4.    Fungsi Gudang

Barang yang tiba dari pemasok direkonsiliasi dengan salinan pesanan pembelian yang berisi informasi jumlah atau harga produk yang diterima. Setelah melengkapi jumlah fisik, bagian gudang akan menginput persediaan barang ke sistem informasi akuntansi perusahaan yaitu accurate versi 5.

5.     Fungsi Keuangan

Selama jalannya transaksi, bagian keuangan telah menerima dan sementara menyimpan berbagai salinan permintaan pembelian, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan. Dokumen formal yang dipakai oleh bagian ini adalah invoice pemasok. Bagian keuangan menerima voucher journal pengeluaran kas dari bagian administrasi. Mencatat ke akun pengendali utang usaha dan akun kas dalam buku besar serta merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan ikhtisar buku pembantu utang usaha.

Referensi :

Romney, Marshall B., dan Paul John Steinbart. 2015. Accounting Information Systems, 13^th ed. England : Pearson Educational Limited.