Sistem Informasi Siklus Penggajian dan Sumber Daya Manusia

Sistem Informasi Siklus Penggajian dan Sumber Daya Manusia

Menurut Romney & Steinbart (2015:469), siklus penggajian adalah serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang terkait yang berhubungan dengan pengolahan pengelolaan karyawan perusahaan secara efektif. Siklus penggajian dan sumber daya manusia diawali dengan proses perekrutan sumber daya manusia sebagai karyawan dan berakhir dengan proses pembayaran kepada karyawan atas jasa yang diberikan kepada perusahaan.
Berdasarkan definisi diatas, berikut ini adalah beberapa aktivitas siklus penggajian dan sumber daya manusia, yaitu:
1. Seleksi calon karyawan dan perekrutan karyawan baru
2. Pelatihan
3. Penempatan dan Penugasan Karyawan
4. Penggajian Karyawan berupa gaji beserta tunjangan dan insentif lainnya
5. Evaluasi Kinerja Karyawan
6. Pemberhentian Karyawan
Terdapat perbedaan sistem yang terkait dalam aktivitas siklus penggajian dan sumber daya manusia di atas, Hal ini biasanya dipengaruhi oleh skala besar dan kecilnya perusahaan. Pada umumnya, siklus penggajian dan sumber daya manusia dibagi menjadi dua sistem yaitu:
1. Sistem Human Resources Management (HRM)
Terkait dengan beberapa aktivitas yang telah disebutkan di atas, human resources management (HRM) bertugas melakukan semua aktivitas di atas kecuali aktivitas penggajian karyawan. Aktivitas-aktivitas tersebut menyediakan informasi mengenai perekrutan, pembatasan, dan tingkat pembayaran. Sistem human resources management (HRM) bertanggung jawab kepada manajer sumber daya manusia.
2. Sistem Penggajian atau Payroll
Sistem penggajian atau biasa disebut payroll bertugas melakukan sistem penggajian karyawan berupa gaji maupun tunjangan dan insentif lainnya. Sistem penggajian bertanggung jawab dan dikendalikan oleh manajer keuangan.
Berikut ini adalah diagram hubungan antara sistem penggajian dan sumber daya manusia dengan sistem lain yang berkaitan dengannya.
Rate changes and
Diagram Hubungan Antara Sistem Penggajian dan Sistem Lainnya
(Sumber : Romney & Steinbart, 2015)
Selain menjelaskan hubungan antara sistem penggajian dan sumber daya manusia dengan sistem lainnya, dari diagram tersebut dapat diketahui dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi siklus penggajian dan sumber daya manusia yaitu:
1. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji
Dokumen-dokumen pendukung ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan maupun penurunan pangkat, skorsing, dan sebagainya.
2. Kartu Absensi
Kartu ini digunakan untuk mengetahui dan mencatat kehadiran karyawan di perusahaan.
3. Rekap Daftar Gaji
Dokumen ini memuat informasi mengenai gaji karyawan, potongan, tunjangan dan insentif lainnya dalam suatu periode pembayaran.
4. Surat Pernyataan Gaji
Dokumen ini merupakan surat pernyataan atau persetujuan gaji yang merupakan catatan bagi karyawan dan perusahaan. Surat pernyatakan ini merupakan surat perjanjian yang dibuat ketika penerimaan karyawan baru. Tax rates and instructions Checks and reports Payroll check Withholdings and deductions Paychecks Payroll changes
Reports Time and attendance data Reports
HRM departement
Various departements
Goverment agencies
Payrollsystem
Insurance and other companies
Bank
Employees
5. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini merupakan bukti pengeluaran kas atau bank pada saat pembayaran gaji.
6. Slip Gaji
Dokumen ini diperuntukkan untuk karyawan sebagai bukti bahwa gaji telah dibayarkan yang berisi detail gaji karyawan.
7. Bukti Potong PPh Ps 21
Dokumen ini merupakan bukti pemotongan pajak penghasilan atas gaji karyawan yang telah menjadi objek pajak dikarenakan gajinya melebihi penghasilan yang tidak kena pajak.
Adapula fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem informasi siklus penggajian, yaitu:
1. Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan gaji, memproses mutasi, promosi, demosi bahkan pengunduran atau pemberhentikan karyawan.
2. Fungsi Pencatat Absensi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat absensi atau kehadiran semua karyawan termasuk menghitung jam kerja karyawan.
3. Fungsi Gaji
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji karyawan yang berisi gaji pokok, tunjangan dan insentif lainnya bahkan potongan gaji karyawan. Fungsi ini juga membuat slip gaji dan diberikan kepada karyawan.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat atau menjurnal setiap transaksi siklus penggajian .
5. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank.
Menurut Hall (2009:397), terdapat beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalan siklus penggajian, yaitu:
1. Otorisasi Transaksi
Pengendalian otorisasi dalam setiap transaksi sangatlah penting terutama dalam sistem penggajian. Hal ini penting untuk mencegah kecurangan penggajian dengan mengidentifikasi karyawan yang telah diotorisasi.
2. Pembagian Tugas
Fungsi-fungsi yang terkait dalam siklus penggajian harus dipisahkan.
3. Supervisi
Supervisor harus mengamati dan menganalisis setiap proses penggajian.
4. Catatan Akuntansi
Semua dokumen-dokumen sistem penggajian dilampirkan dalam bukti kas keluar sebagai informasi ketika dilakukan penjurnalan
5. Pengendalian Akses
Pengendalian akses dokumen-dokumen yang terkait dengan sistem penggajian merupakan hal yang sangat penting. Hal ini dilakukan agar tidak disalahgunakan oleh pihak-pihak yang tidak berwenang dan tidak bertanggung jawab.
6. Verifikasi Independen
Lakukan pengawasan terhadap jam kerja, pengurusan pembayaran, hutang usaha, dan buku besar serta fungsi yang berhubungan dengan siklus penggajian.
Berikut ini adalah aktivitas-aktivitas siklus penggajian dan sumber daya manusia di PT Madani Sentra Multi Jasa , yaitu:
1. Pencarian Karyawan Baru
Pencarian karyawan baru dilakukan dengan mengiklankan lowongan pekerjaan di Jobstreet.com.
2. Seleksi calon karyawan dan perekrutan karyawan baru
Seleksi dilakukan dengan melakukan tes keahlian penggunaan sistem informasi akuntansi dan wawancara. Apabila telah lulus keduanya, maka calon karyawan akan dipanggil kembali melalui telepon untuk menandatangani perjanjian kontrak kerja. Perjanjian masa kontrak kerja adalah satu tahun dengan masa percobaannya adalah 3 bulan.
3. Pelatihan
Selama masa percobaan, karyawan baru akan dilatih terlebih dahulu. Apabila dalam masa 3 bulan kinerja dan pembelajaran karyawan dianggap baik maka masa kontrak kerja akan dilanjutkan sampai satu tahun.
4. Penempatan dan Penugasan Karyawan
Penempatan dan penugasan karyawan ditentukan pada perjanjian kontrak kerja. Tugas akan dijelaskan lebih rinci lagi ketika pelatihan karyawan.
5. Penggajian Karyawan berupa gaji beserta tunjangan dan insentif lainnya
Pembayaran gaji dilakukan di setiap akhir bulan sesuai dengan tanggal terakhir di bulan tersebut. Karyawan akan diberikan tunjangan pajak, ketenagakerjaan dan kesehatan apabila telah selesai masa kontrak dan dijadikan karyawan tetap.
6. Evaluasi Kinerja Karyawan
Setelah masa kontrak kerja, maka bagian kepegawaian maupun bagian dimana karyawan bekerja akan mengevaluasi kinerja karyawan. Apabila baik, maka karyawan akan diangkat menjadi karyawan tetap. Selain itu, setiap tahun perusahaan juga mengevaluasi kinerja semua karyawan. Hal ini berkaitan dengan proses mutasi, promosi, dan demosi karyawan serta peningkatan gaji karyawan.
7. Pemberhentian Karyawan
Apabila kinerja karyawan dianggap tidak baik, maka perusahaan tidak mengangkat karyawan tersebut menjadi karyawan tetap. Selain itu, kepegawaian juga memproses setiap karyawan yang mengundurkan diri maupun yang telah pensiun.
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi siklus penggajian dan sumber daya manusia di Perusahaan yaitu:
1. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji
Dokumen ini berupa surat keputusan pengangkatan karyawan, kenaikan maupun penurunan pangkat, skorsing, dan sebagainya.
2. Kartu Absensi dan Rekaman Absensi Finger
3. Rekap Daftar Gaji
4. Surat Pernyataan Gaji
5. Bukti Pembayaran Gaji
6. Voucher Pengeluaran Kas/Bank
7. Slip Gaji
8. Bukti Potong PPh Ps 21
Adapula fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem informasi siklus penggajian dan sumber daya manusia, yaitu:
1. Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari dan menyeleksi calon karyawan serta membuat surat-surat yang terkait dengan kepegawaian.
2. Fungsi Pencatat Absensi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat absensi atau kehadiran semua karyawan.
3. Fungsi Gaji
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji karyawan dan membuat slip gaji yang akan diberikan kepada karyawan.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat atau menjurnal setiap transaksi siklus penggajian.
5. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank.

Referensi :
Romney, Marshall B, dan Paul John Steinbart. 2015. Accounting Information Systems, 13th ed. England: Educational Limited.
Hall, James A. 2009. Accounting Information System. Jakarta: Salemba Empat.

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

COBIT, COSO & ERM

COBIT, COSO dan ERM 1.              COBIT COBIT ( Control Objectives for Information and Related Technology ) merupakan audit sistem informasi dan dasar pengendalian yang dibuat oleh Information Systems Audit and Control Association (ISACA) dan IT Governance Institute (ITGI) pada tahun 1992. Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT) adalah sekumpulan dokumentasi best practice untuk IT Governance yang dapat membantu auditor, pengguna (user), dan manajemen, untuk menjembatani gap antara resiko bisnis, kebutuhan kontrol dan masalah-masalah teknis IT (Sasongko, 2009). COBIT bermanfaat bagi manajemen untuk membantu menyeimbangkan antara resiko dan investasi pengendalian dalam sebuah lingkungan IT yang sering tidak dapat diprediksi. Bagi user, ini menjadi sangat berguna untuk memperoleh keyakinan atas layanan keamanan dan pengendalian IT yang disediakan oleh pihak internal atau pihak ketiga. Sedangkan bagi Auditor untuk mendukung atau memperkuat opini y
Baca selengkapnya

Sistem Informasi Siklus Produksi

Sistem Informasi Siklus Produksi Menurut Romney and Steinbart (2015:441-443), siklus produksi adalah berulang kegiatan bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang berhubungan dengan pembuatan produk. Sebagai imbalannya, sistem informasi siklus produksi mengirimkan informasi siklus pendapatan tentang barang jadi yang telah diproduksi dan tersedia untuk dijual. Meskipun akuntan terlibat terutama pada langkah keempat, akuntansi biaya, mereka harus memahami tiga proses lain untuk dapat merancang laporan yang menyediakan manajemen dengan informasi yang dibutuhkan untuk mengelola kegiatan siklus produksi perusahaan manufaktur modern. Tujuan sistem informasi siklus produksi, yaitu: 1.     Siklus produksi dilakukan secara efektif dan efisien, 2.     Mengetahui catatan persediaan barang, 3.     Semua kegiatan produksi telah diotorisasi dengan baik, 4.     Semua kegiatan siklus produksi telah tercatat dengan akurat, Berikut ini adalah aktivitas siklus produksi di Pe
Baca selengkapnya

Pengendalian Internal atas Pelaporan Keuangan

Pengendalian Internal atas Pelaporan Keuangan Pengendalian Internal atas Pelaporan Keuangan (Internal Control over Financial Reporting - ICOFR) merupakan suatu proses yang dirancang dan dilaksanakan oleh manajemen perusahaan dalam rangka mencapai keandalan laporan keuangan, efisiensi, dan efektivitas operasi, serta kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku untuk memberikan keyakinan yang memadai. ICOFR bertujuan untuk memastikan pencatatan yang terperinci, akurat, dan wajar atas transaksi dan pengelolaan transaksi perusahaan. Tujuan ini selanjutnya akan memberikan keyakinan yang memadai bahwa transaksi telah dicatat dengan benar dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum serta keyakinan yang memadai akan upaya pencegahan atau identifikasi perolehan, penggunaan, atau pengelolaan aset perusahaan tanpa otorisasi yang berdampak material atas pelaporan keuangan. ICOFR tidak dapat menjanjikan bahwa perusahaan akan mutlak tidak akan mengalami kesalahan dalam penyajian laporan keuangannya
Baca selengkapnya